Google spouští zabezpečený režim návštěvníků. Bezpečná spolupráce založená na kódech PINcode s lidmi, kteří nemají účet Google. To znamená, že můžete položky sdílet s účty jiných společností než Google, což jim umožňuje prohlížet, komentovat nebo upravovat obsah na Disku Google, v Dokumentech, Tabulkách, Prezentacích a Webech pomocí zabezpečeného kódu PIN.

Jak to funguje?

Po zapnutí služby ve vaší organizaci budou moci vaši uživatelé sdílet obsah s návštěvníky stejným způsobem, jakým jej dpoposud sdílejí s uživateli Google. Lidé, kteří nemají účty Google, obdrží e-mailovou pozvánku ke spolupráci na sdíleném souboru nebo složce. Uživatel má 7 dní na ověření své identity pomocí PIN ke spolupráci na sdíleném souboru nebo složce. Pokud uživatel potřebuje spolupracovat déle než 7 dní, může k ověření své identity použít původní odkaz ze svého e-mailu.

Po ověření mohou návštěvníci prohlížet, komentovat, navrhovat úpravy a přímo upravovat soubory a složky. Pokud má návštěvník přístup k úpravám, může soubor znovu sdílet s jiným uživatelem Google.

Návštěvníci nemohou vytvářet ani vlastnit soubory a složky.

Návštěvníci mohou relaci návštěvníků smazat.

Účty návštěvníků lze zobrazit v dialogovém okně sdílení, kde můžete stejně jako u ostatních spolupracovníků změnit nebo zrušit jejich přístup.

Sdílení návštěvníků bylo dříve k dispozici v beta verzi a nahradí aktuální nastavení ve administrační konzoli, aby uživatelé ve vaší organizaci mohli posílat pozvánky ke sdílení souborů.

 

Podporované typy souborů

Vaši uživatelé mohou sdílet následující typy souborů na Mém disku a sdílených discích s uživateli mimo Google:

  • Dokumenty, Tabulky, Prezentace a Weby Google
  • Obrázky jako JPEG
  • Soubory PDF
  • Soubory Office
  • Video
  • Složky

 

Spuštění nové funkce bude probíhat podle této časové osy:

31. srpna 2020: V administrátorské konzoli se začne zobrazovat nastavení řízení sdílení s lidmi, kteří nepoužívají účet Google. Toto nastavení může být ve výchozím nastavení zapnuto nebo vypnuto v závislosti na vašem aktuálním nastavení. Další informace najdete v části „Začínáme“ níže. Toto nastavení se pro uživatele začne projevovat až 8. září 2020 (pro domény s nastaveným rychlým vydáním) nebo 28. září 2020 (pro domény s plánovaným vydáním).

8. září 2020: Uživatelé v doménách s rychlým nasazením budou moci tuto novou funkci používat, pokud to povolí jejich správce.

28. září 2020: Uživatelé v doménách s plánovaným vydáním budou moci tuto novou funkci používat, pokud to povolí jejich správce.

 

Proč byste to měli používat?

Zákazníci G Suite často spolupracují s partnery mimo jejich společnost. Tito externí uživatelé nebo „návštěvníci“ nemusí vždy mít účty Google, což ztěžuje bezproblémovou a bezpečnou spolupráci pro G Suite i uživatele mimo Google.

Tato nová funkce pomůže zajistit hladkou a bezpečnou spolupráci s návštěvníky.

Plnohodnotná spolupráce – včetně komentářů, úprav a dalších⁠ – s kýmkoli, s kým potřebujete pracovat, bez ohledu na to, zda má účet Google.

Audituje přístupy návštěvníků – všechny interakce jsou sledovány a zaznamenávány.

Možnost zrušení přístupu – podle potřeby lze odebrat spolupracovníky.

Omezená potřeba stahovat – posílat e-mailem nebo vytvářet samostatné soubory pro práci s externími uživateli, kteří nemají účty Google.

Pokud se návštěvník rozhodne vytvořit účet G Suite – pomocí své e-mailové adresy, jeho spolupráce a historie aktivit se po vytvoření účtu zachová.

Další detaily

Sdílení pro návštěvníky nebude pro uživatele Cloud Identity podporováno. S tímto spuštěním budou uživatelé služby Cloud Identity moci sdílet pouze s příjemci jiných než Google zasíláním pozvánek, které uživatelům umožňují prohlížet si obsah souborů v režimu jen pro čtení bez přihlášení k účtům Google. 

Známé problémy a omezení

  • Některé weby, které používají přihlášení Google, mohou zobrazit relaci návštěvníka uživatele v přepínači účtu nebo pokud vyberou svůj obrázek v pravé horní části obrazovky. Návštěvníci se bohužel nemohou pomocí relace návštěvníka přihlásit k jiným službám Google než Disk, Dokumenty, Tabulky, Prezentace a Weby.
  • Máme limit na celkový počet relací návštěvníků, které lze vytvořit. Pokud dosáhneme svých limitů, uživatelům se mohou zobrazit chyby sdílení.
  • Funkce návštěvníka se vztahuje na webovou verzi Disku Google, včetně souborů sdílených přes Můj disk a sdílených disků. Funkce návštěvníka neposkytne uživatelům přístup k dokumentům ve stažených klientech, včetně Streamování z Disku nebo Zálohování a synchronizace.
  • Správci mohou upgradovat relaci návštěvníka uživatele na účet G Suite vytvořením účtu G Suite se stejnou e-mailovou adresou jako relace návštěvníka. Upgradování na účet G Suite zachovává historii spolupráce relace návštěvníka včetně komentářů a úprav dokumentů.
  • Chcete-li upgradovat z relace návštěvníka na účet Google se stejnou e-mailovou adresou, bude návštěvník muset nejprve odstranit relaci návštěvníka a poté vytvořit účet Google. 

Návštěvníci nemohou dělat následující:

  • Nahrávání, nebo vytváření obsahu.
  • Nebudou mít přístup do kořenové složky sdíleného disku.
  • Nemohou být přidání do Skupin Google.
  • Upravovat weby, ale mohou to být publikovaní diváci webu.

Začínáme s implementací

Správci:

Sdílení mimo vaši organizaci s uživateli, kteří nemají účty Google, bude ve výchozím nastavení ZAPNUTO, pokud aktuálně máte nastaveno povolení uživatelům ve vaší organizaci posílat pozvánky ke sdílení lidem mimo vaši organizaci, kteří nepoužívají účet Google.

Sdílení mimo vaši organizaci s uživateli, kteří nemají účty Google, bude ve výchozím nastavení VYPNUTO, pokud v současné době nepovolujete sdílení mimo vaši organizaci nebo nepoužíváte seznam povolených domén. 

Další informace o sdílení do účtů jiných než Google najdete v našem Centru nápovědy.

Sdílení s návštěvníky bude řízeno novým nastavením v Administrátorská konzole> Aplikace> G Suite> Disk a dokumenty> Nastavení sdílení. Viz obrázek níže. Nové nastavení lze ovládat na úrovni domény nebo organizační jednotky.

 

Nastavení typu sdílení

A) Povolit sdílení návštěvníků pouze s důvěryhodnými doménami

  1. Přidejte domény s účty jiných než G Suite do seznamu důvěryhodných domén vaší organizace. Další informace najdete v článku Umožněte uživatelům pracovat s důvěryhodnými externími doménami G Suite.
  2. Postupujte podle pokynů a omezte sdílení mimo domény na seznamu povolených.

Nezapomeňte vybrat možnost Povolit uživatelům ve vaší organizaci posílat pozvánky ke sdílení lidem mimo vaši organizaci, kteří nepoužívají účet Google.

 

B) umožněte sdílení návštěvníků komukoli

  1. V části Sdílení mimo vaši organizaci zapněte sdílení souborů.
  2. Vyberte Povolit uživatelům ve vaší organizaci posílat pozvánky ke sdílení lidem mimo vaši organizaci, kteří nepoužívají účet Google.

 

Dostupnost služby

K dispozici zákazníkům G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite pro vzdělávání, G Suite Enterprise pro vzdělávání, G Suite pro neziskové organizace a G Suite Essentials

 

Není k dispozici zákazníkům G Suite Basic, Cloud Identity ani uživatelům s osobními účty.

 

POMOC S G SUITE

Kontakt

CLOUD 150 s.r.o.

Křenová 19
Brno 602 00
+ 420 777 627 846